内容証明郵便の書き方・出し方

内容証明郵便は、普通の郵便と違いある程度の取り決めがあります。その取り決め事さえ知っていれば誰でも書くことができます。


内容証明の書き方 内容証明の出し方
　
内容証明郵便の書き方

用紙
用紙は、どんな用紙に書いてもかまいません。
便箋でも、コピー用紙でも良いのです。

ただ、字数の制約(一行20字以内、一枚26行以内)があるので、原稿用紙のようなマス目ある用紙の方が字数を数えるのに便利です。内容証明郵便専用の用紙(赤いマス目)が文房具店で販売されていますので、ご自分で書かれる場合は、この用紙を利用することをお勧めします。

作成する部数
全く同じものを三通作成しなければなりません。
受取人、差出人、そして残りは郵便局の保管用です。三通とも全く同文のものでなければなりませんが、三通すべてを手書きすることは、ありません。一通書いてあとはコピーでも良いのです。もちろんパソコンでもＯＫです。

市販用紙を使用する場合は、カーボン用紙を利用する方が良いと思います。
ノーカーボンの用紙も販売されているので、便利です。

字数・その他制限事項
内容証明郵便には、一定の決まりごとがあります。

字数 内容証明が縦書きの場合
一行20字以内、一枚26行以内の制限以内でしたら、１０字でも１０行でも良いのです。

内容証明が横書きの場合
一行２０字以内、一枚２６行以内　又は　一行１３字以内、一枚４０行以内又は一行２６字以内、一枚２０行以内でもかまいません。
市販の用紙を横にして書くと、一行２０字、一枚２６行になりますのでそのまま使うことができます。


その他
内容証明で使用できる文字は、ひらがな、カタカナ、漢字、数字(算用数字、漢数字)です。
英字は、固有名詞だけに使用できます。たとえば、会社名や商品等です。文書には外国語は使用することができません。
句読点や括弧その他一般に使用される記号はＯＫです。
句読点と記号は、一個一字として使用できますが、括弧は、上下をあわせて一字になります。ただし、(1)(2)と書くような文中の序列を示すものは、(1)を一字とします。

契印
内容証明郵便の文の長さは、どんなに長くなってもかまいません。
３枚でも１０枚でも枚数に制限はありません。
しかし、２枚以上の複数枚になった場合は、ホッチキス又はのりでまとめ、そのつなぎ目に差出人の印鑑を押します。これが、契印又は割り印です。(外国人はサイン)

内容証明文書の訂正方法
内容証明の内容を書き間違った場合の訂正方法も、決まり(郵便規則)があります。
文字を書き間違えたときは、その箇所を２本線で消し、その横に正しい文字を書きます。削除だけのときは、２本線を引きどの文字を消したか分かるようにします。
そして、その欄外(余白)に「何字削除、何字加入」と書き印鑑を押します。末尾余白にまとめて書くこともできますが、その場合は「何行目何字削除、何字加入」と書きます。大切なのは、どこの場所を訂正したのかをはっきりさせるということです。
もちろん、訂正をしないで初めから書き直す方法もあります。

差出人名と受取人名
差出人名と受取人名は、最後か最初に書くことになります。一般的には縦書きの場合は、最後、横書きの場合は、最初に書くことが多いようです。

住所は、必ず書かなければなりません。

捺印については、法律上はなくても有効ですが、内容証明郵便は重要な通知です。その意味からしても捺印は必要と思います。位置は縦書きのときは、差出人名の下、横書きのときは、右に捺印します。なお、訂正印や契印は規則で決められていますので、必ず押さなければなりません。

印鑑は、実印の必要はありません。

差出人名と受取人名の頭に肩書きを書いている内容証明をよく見ますが、この肩書きは入れる必要はありません。受取人名には必ず○○様とか殿を書きますから、誰が受取人であるかは肩書きを付けなくても普通はわかります。
　もちろん、肩書きを付けても問題はありません。

ただ、差出人と受取人名を続けて書くような場合は「通知人」「被通知人」等の肩書きを書いたほうが分かりやすいので書いたほうが良いと思います。


封筒
封筒は、市販されているものでかまいません。
表側に受取人、裏側に差出人の住所氏名を書きます。文書に書かれている住所氏名と封筒に書かれている住所氏名は同じでなければなりません。
差出人が複数人の場合は、裏側にそのすべての人の住所と氏名を書きます。

封筒は封をしてはいけません。封をしないで文書３通といっしょに郵便局に持って行き内容証明郵便の手続きをすることになります。

内容証明の文書以外のもの(資料など)は、封筒に入れることはできませんので注意してください。

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内容証明郵便の出し方

内容証明を扱う郵便局
内容証明郵便を扱う郵便局は郵便物の集配をする郵便局と特に指定された郵便局です。わからない場合は、電話で近くの郵便局に確認することをお勧めします。

郵便局に持参するもの
１．内容証明文書　３通
２．封筒　　　　　１通
３．印鑑
４．郵便料金

手続手順
① 同文の文書３通と封筒１通を郵便局の窓口へ提出します。
郵便局員がその内容証明郵便の字数等が決まりどおりかを、審査します。
② 審査が通れば３通全部の末尾余白に郵便局長の証明印を押します。
③ その後、１通を郵便局に保管、１通を差出人に返還、残りの１通を差出人が封筒に入れて封をし、局員に渡します。
④ 最後に「書留郵便物受領証」をもらい手続きは終了します。
「書留郵便物受領証」は後から必要になる場合(再度証明、郵便局保存内容証明郵便の閲覧等)がありますので、大切に保管してください。

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川村法務事務所
行政書士・社会保険労務士・宅地建物取引主任者
北海道札幌市手稲区星置
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