内容証明の書き方・出し方
誰でも書ける内容証明の書き方、出し方を解説しています。

川村法務事務所
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内容証明郵便の書き方・出し方
〜内容証明郵便の全て〜

内容証明の書き方
内容証明の出し方
電子内容証明郵便
電子内容証明郵便の利用及び書き方
電子内容証明の送付手順


 

内容証明郵便は、普通の郵便と違いある程度の取り決めがあります。
その取り決めさえ分かれば誰でも書くことができます。


労働トラブルに対しての内容証明は、そのトラブルがどの法律に違反しているのかが非常に重要です。まず、どの法律が該当するかを把握し、そして証拠となるもの(労働契約書、就業規則、出勤簿、その他の記録)を十分に用意したうえで、事実を正しく書くことが必要になります。後で訴訟になった場合には内容証明が証拠として、扱われることもありますので十分注意してください。


内容証明郵便の書き方

用紙
用紙は、どんな用紙に書いてもかまいません。
便箋でも、コピー用紙でも良いのです。
ただ、字数の制約(一行20字以内、一枚26行以内)があるので、原稿用紙のようなマス目ある用紙の方が字数を数えるのに便利です。内容証明郵便専用の用紙(赤いマス目)が文房具店で販売されていますので、ご自分で書かれる場合は、この用紙を利用することをお勧めします。

作成する部数
全く同じものを三通作成しなければなりません。
受取人、差出人、そして残りは郵便局の保管用です。三通とも全く同文のものでなければなりませんが、三通すべてを手書きすることは、ありません。一通書いてあとはコピーでも良いのです。もちろんパソコンでもOKです。
市販用紙を使用する場合は、カーボン用紙を利用する方が良いと思います。
ノーカーボンの用紙も販売されているので、便利です。

字数、その他制限事項
内容証明郵便には、一定の決まりごとがあります。
字数
縦書きの場合
一行20字以内、一枚26行以内の制限以内でしたら、10字でも10行でも良いのです。
横書きの場合
一行20字以内、一枚26行以内 又は 一行13字以内、一枚40行以内 又は一行26字以内、一枚20行以内でもかまいません。
市販の用紙を横にして書くと、一行20字、一枚26行になりますのでそのまま使うことができます。

その他
使用できる文字は、ひらがな、カタカナ、漢字、数字(算用数字、漢数字)です。
英字は、固有名詞だけに使用できます。たとえば、会社名や商品等です。文書には外国語は使用することができません。
句読点や括弧その他一般に使用される記号はOKです。
句読点と記号は、一個一字として使用できますが、括弧は、上下をあわせて一字になります。ただし、(1)(2)と書くような文中の序列を示すものは、(1)を一字とします。

契印(割り印)
内容証明郵便の文の長さは、どんなに長くなってもかまいません。
3枚でも10枚でも枚数に制限はありません。
しかし、2枚以上の複数枚になった場合は、ホッチキス又はのりでまとめ、そのつなぎ目に差出人の印鑑を押します。これが、契印又は割り印です。(外国人はサイン)

訂正方法
内容を書き間違った場合の訂正方法も、決まり(郵便規則)があります。
文字を書き間違えたときは、その箇所を2本線で消し、その横に正しい文字を書きます。削除だけのときは、2本線を引きどの文字を消したか分かるようにします。
そして、その欄外(余白)に「何字削除、何字加入」と書き印鑑を押します。末尾余白にまとめて書くこともできますが、その場合は「何行目何字削除、何字加入」と書きます。大切なのは、どこの場所を訂正したのかをはっきりさせるということです。
もちろん、訂正をしないで初めから書き直す方法もあります。

差出人名と受取人名
差出人名と受取人名は、最後か最初に書くことになります。一般的には縦書きの場合は、最後、横書きの場合は、最初に書くことが多いようです。
住所は、必ず書かなければなりません。
捺印については、法律上はなくても有効ですが、内容証明郵便は重要な通知です。その意味からしても捺印は必要と思います。位置は縦書きのときは、差出人名の下、横書きのときは、右に捺印します。なお、訂正印や契印は規則で決められていますので、必ず押さなければなりません。
印鑑は、実印の必要はありません

差出人名と受取人名の頭に肩書きを書いている内容証明をよく見ますが、この肩書きは入れる必要はありません。受取人名には必ず○○様とか殿を書きますから、誰が受取人であるかは肩書きを付けなくても普通はわかります。
もちろん、肩書きを付けても問題はありません。
ただ、差出人と受取人名を続けて書くような場合は「通知人」「被通知人」等の肩書きを書いたほうが分かりやすいので書いたほうが良いと思います。

封筒
封筒は、市販されているものでかまいません。
表側に受取人、裏側に差出人の住所氏名を書きます。文書に書かれている住所氏名と封筒に書かれている住所氏名は同じでなければなりません。
差出人が複数人の場合は、裏側にそのすべての人の住所と氏名を書きます。
封筒は封をしてはいけません。封をしないで文書3通といっしょに郵便局に持って行き内容証明郵便の手続きをすることになります。

内容証明の文書以外のもの(資料など)は、封筒に入れることはできませんので注意してください。

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内容証明の出し方

取扱郵便局
内容証明郵便を扱う郵便局は郵便物の集配をする郵便局と特に指定された郵便局です。わからない場合は、電話で近くの郵便局に確認することをお勧めします。
郵便局に持参するもの
@ 内容証明文書 3通
A 封筒     1通
B 印鑑
C 郵便料金

手続手順
@ 同文の文書3通と封筒1通を郵便局の窓口へ提出します。
郵便局員がその内容証明郵便の字数等が決まりどおりかを、審査します。
A 審査が通れば3通全部の末尾余白に郵便局長の証明印を押します。
B その後、1通を郵便局に保管、1通を差出人に返還、残りの1通を差出人が封筒に入れて封をし、局員に渡します。
C 最後に「書留郵便物受領証」をもらい手続きは終了します。
「書留郵便物受領証」は後から必要になる場合(再度証明、郵便局保存内容証明郵便の閲覧等)がありますので、大切に保管してください。

注意その他
内容証明郵便は、必ず「配達証明郵便」で送ってください。配達証明にしないとせっかくの内容証明郵便もいつ相手に配達されたかどうか、証拠が残らなくなってしまうからです。証拠がないということは、内容証明郵便の意味がなくなるということです。でも、もし配達証明を付けないで出したとしても、一年以内なら必要な費用を支払って配達証明をしてもらうことができます。
また、郵便局にいく人は本人である必要はなく、代理の人でもできます。

費用
費用については、内容証明料、書留料、切手代、配達証明料がかかります。
重さや枚数、受取人の人数によって多少異なりますが、だいたい2000円あればおつりがきます。

 


電子内容証明郵便

電子内容証明郵便とは、インターネットを利用し郵便局を経由し差し出す方法です。
差出人は、ワープロソフトで書いた内容証明の文書を新東京郵便局へインターネットで送信します。受け取った郵便局はその文書を受け付け、二通作成し、一通を相手に、もう一通を差出人に送付します。

差出人の押印も封筒も要りません。

なお、相手への送付は通常の郵便と同様郵便配達員が届けます。

字数および行数の制限はありませんが、余白、文字ポイントサイズ、最大ページ数に一定の制限がありますので、注意してください。

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電子内容証明郵便の利用及び書き方
利用の仕方
電子内容証明郵便を出す前に、まず登録をしなければなりません。

登録は、クレジットカードを利用する方法と料金を後払いにする方法があり、どちらかを登録します。

クレジットカードを選んだ場合は、即日登録ができますが、後払いを選んだ場合は特例承認局の手続きが必要で担保も必要になります。ということは、後払いの方法ですと当然時間がかかるということになります。

登録の手続きが終わったら電子内容証明のソフトをダウンロードまたは、郵便局からソフトのCD(無料)をもらえます。

書き方
文字のサイズは、10.5ポイント以上450ポイント以下

用紙は、A四版縦長横書き 又は、A四版横長縦書き

余白は

  (A四版縦長横書き)

  上左右にそれぞれ1.5センチメートル

  下に7センチメートル以上


 A四版横長縦書き)

  上下右にそれぞれ1.5センチメートル

  左に7センチメートル以上      


制限  

  外字は使えません。文字は、太字および斜体のみが使用できます。

  用紙枚数は、五枚までです。


押印  必要ありません。
 


電子内容証明の送付手順
@ 文書を作成したら、内容証明ソフトを起動し郵便ファイル作成の画面で差し出し文書の作成から差出人名の入力そして受取人名を入力します。
A 速達、配達証明等を指定します。
B 電子内容証明ソフトの郵便ファイル送信ボタンを押し、郵便ファイルをインターネットで送信します。
C 完了すると仮受領証が表示され、完了します。

なお、電子内容証明は一回に100通まで送付することができますので、何通もの内容証明を送るときは一度に送ることができます。また、個別で送付する場合より料金が安くなるので便利です。



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